Quando ci si trova ad organizzare un congresso la difficoltà sono diverse e bisogna organizzarsi al meglio per evitare di dimenticare qualcosa o di fare una brutta figura. I congressi generalmente sono frequentati da persone di alto livello, che ricoprono ruoli importanti a livello lavorativo e che quindi si rivelano spesso molto esigenti. Per mettere in luce la propria azienda o la propria attività è quindi fondamentale che ogni dettaglio sia curato con estrema attenzione.

Tra le varie cose a cui bisogna pensare quando si organizza un congresso troviamo proprio lui: il famoso kit del congressista. Si tratta di una valigetta o anche di una semplice cartelletta contenente tutto il materiale che servirà ai partecipanti durante l'evento. Più il kit del congressista sarà completo e soddisfacente, più bella sarà l'impressione trasmessa ai vari invitati.

Kit del congressista: la check list del materiale

Cosa deve contenere quindi un kit del congressista per essere davvero completo? Vediamo uno alla volta tutti i materiali considerati di base e quindi indispensabili.

# Programma del congresso

Il programma del congresso è fondamentale e deve essere assolutamente inserito all'interno del kit perché può tornare sempre utile, specialmente se l'evento è articolato e prevede diversi interventi. Il programma può essere scritto su carta intestata in modo da trasmettere maggiore serietà, ma anche su un foglio semplice: l'importante è che ci sia e che sia preciso.

# Badge personalizzato

Un buon kit del congressista deve contenere anche un badge personalizzato per ogni partecipante, in modo che possa essere indossato e renda tutti riconoscibili. Ricordate di controllare sempre che i nomi siano corretti e che non ci siano refusi, perché fareste una figuraccia! Oltre a questo va ricordato anche di fornire l'apposita custodia ed il cordoncino portabadge in modo che i partecipanti possano indossarlo senza problemi.

# Block notes e penna

Naturalmente, in qualsiasi kit del congressista non può mancare un block notes con la propria penna in modo che i partecipanti possano prendere appunti e segnare i concetti più interessanti. Se volete fare le cose davvero per bene, potete ordinare dei block notes e delle penne personalizzate con il logo dell'azienda. In tal modo non solo fornirete del materiale utile, ma anche dei gadget che potranno essere tenuti dai partecipanti e che ricorderanno l'azienda.

# Pass per eventi interni al congresso

Se sono previsti degli eventi speciali interni al congresso, è buona cosa inserire nel kit del congressista anche il pass personalizzato che consenta di accedere alle aree tematiche d'interesse.

# Volantini o depliant promozionali

Nel kit si possono inserire, senza però esagerare, anche i materiali promozionali legati alla propria azienda e quindi volantini piuttosto che depliant informativi o brochure. Attenzione però a non inserire troppo materiale di questo tipo: bisogna sempre cercare di mostrarsi eleganti e misurati.

# Eventuali informazioni utili

Se il congresso ha una durata di più giorni è buona norma inserire nel kit anche qualche informazione utile sulla zona, eventuali ristoranti o punti di riferimento che si possono trovare nei dintorni e via dicendo.